Crea mensajes amigables con la función de concatenación

Una de las muchas cosas interesantes de Excel es que puede usar fórmulas para mostrar mensajes útiles y dinámicos directamente en la hoja de trabajo. Los mensajes dinámicos le dan a sus hojas de cálculo un buen pulido. Debido a que responden instantáneamente a la entrada del usuario, el efecto es amigable y profesional:

Ejemplo de concatenación para mostrar un mensaje dinámico

Una herramienta clave en la construcción de mensajes amigables es la concatenación. La concatenación suena complicada, pero es una técnica de fórmula realmente simple y útil que puedes aprender en pocos minutos. Encontrará muchas oportunidades para utilizar la concatenación en sus hojas de cálculo.

Aviso a navegantes: cuando las personas vean mensajes como este en una hoja de trabajo que tu creaste, supondrán que eres una especie de mago del Excel, así que ten cuidado. J

Un ejemplo básico

Puede ensamblar mensajes con solo una fórmula simple y una técnica llamada «concatenación». No te alarmes con esta palabra palabreja. Concatenación simplemente significa «unirse». En Excel esto generalmente significa unir texto con un valor de una celda, o con el resultado de una función.

Por ejemplo, con el número 10 en la celda B4, puedes escribir una fórmula como esta:

=B4&» apples»

Lo que muestra este mensaje: 10 manzanas

Ejemplo básico de concatenación

Nota: el texto está completamente entre comillas dobles, y debes incluir espacios requeridos.

Aquí, el carácter ampersand (&) se usa para unir una cadena de texto con el valor en la celda A1. El signo & es el «operador de concatenación» en Excel, al igual que el asterisco (*) es el operador de multiplicación, el símbolo más (+) es el operador de suma, y así sucesivamente.

Si un usuario actualiza la celda B4 para contener 25, el mensaje se actualiza al instante:

La fórmula de concatenación se actualiza automáticamente

Incrustar un valor en el medio

No tiene que concatenar solo al principio o al final de una cadena de texto, puede usar varios signos y símbolos para incrustar valores en cualquier lugar que desee en una cadena. Tomando el ejemplo anterior sobre otro paso, puede usar dos signos y símbolos para crear una oración completa con un valor en el medio

= «Hay» & B4 & «manzanas».

Lo que devuelve: hay 25 manzanas.

Concatenación para insertar número entre dos cadenas de texto

Nuevamente, ten en cuenta: todo el texto debe estar entre comillas dobles. Si olvidas hacer esto, Excel no te permitirá ingresar la fórmula.

Concatenación con otras funciones

Una vez que tengas la idea básica de la concatenación, verás rápidamente cómo puedes usar los resultados de otras fórmulas o funciones en sus mensajes.

Por ejemplo, quizás mantengas los datos en una tabla filtrada. A menudo usas uno o más filtros para restringir los datos en la tabla, y te gustaría saber cuántos registros registras en un momento dado, y cuántos registros hay en el total de la tabla.

Sobre la base de los ejemplos anteriores, puedes usar la concatenación, junto con las funciones de fila y subtotal para generar un mensaje como este: «Mostrando registros X de Y».

Donde X es el conteo total de registros, e Y es el número de registros actualmente visibles, como en la captura de pantalla a continuación:

Usar la concatenación para mostrar el número de elementos visibles en la tabla filtrada

La fórmula utilizada es:

=»Showing «&SUBTOTAL(103,Table1[Issue])&» of «&ROWS(Table1)&» issues»

Mire un video para ver cómo desarrollar esta fórmula paso a paso.

Concatenación con formato de número

Una vez que te sientas cómodo con la concatenación, comenzarás a notar muchas oportunidades para concatenar los valores en mensajes más significativos. Entonces, uno de los primeros problemas con los que probablemente te encontrarás es perder el formato de los valores numéricos que incluyes en un mensaje.

Por ejemplo, supongamos que tiene una fecha de vencimiento en la celda C4 y desea mostrar un mensaje como «El proyecto vence el 15 de agosto de 2017».

Entonces, comienzas con esta fórmula:

= «El proyecto debe pagarse» & C2

Sin embargo, cuando pulses enter, verás: El proyecto vence en 42962

Concatenación con fecha no formateada

Es genial ver el valor subyacente, pero la mayoría de la gente no sabe que el 15 de agosto de 2017 es el 42962-ésimo día en el sistema de numeración de fechas de Excel, por lo que no es especialmente útil 🙂

Para solucionar este problema, use la función TEXTO para aplicar el formato que prefieras:

Concatenación con fecha formateada

La versión mejorada usa esta fórmula:

= «El proyecto vence» & TEXT (C2, «ddd, mmm d, yyyy»)

La función TEXTO es una función útil que puedes usar cada vez que desees aplicar formato a un valor numérico y subir con el texto. Puedes usarlo para todos los formatos numéricos, incluidos porcentajes, monedas, fechas, horas y formatos personalizados.

El siguiente video muestra cómo usar la función TEXTO para incrementar un número acolchado (es decir, 0001, 00123, etc.)

Clarificar suposiciones con concatenación

Otro buen uso de la concatenación es hacer suposiciones claras en un modelo que requiere entradas de usuario o variables específicas.

Este video muestra cómo se puede usar la concatenación para «exponer» varias suposiciones directamente en la hoja de trabajo mediante la concatenación de entradas variables directamente a las etiquetas de cálculo.

Funciones de concatenación de Excel

Excel contiene tres funciones que también puede usar para la concatenación: la función CONCATENAR, la función CONCAT y la función TEXTJOIN. CONCAT y TEXTJOIN son nuevos en Excel 2016.

No soy fanático de CONCATENAR, ya que no hace nada que no puedas hacer con el antiguo y común símbolo (&), que es mucho más corto y más flexible de utilizar.

Pero CONCAT te permitirá unir rangos, que es una característica nueva, y TEXTJOIN va un paso más allá y te permite unir rangos con un delimitador de su elección. Vale la pena echarle un vistazo si estás utilizando una versión más nueva de Excel. En otro articulo hablaré de estas 2 funciones

¿Que te ha parecido el articulo? ¿Realizas concatenaciones? Comparte tus pensamientos y tu experiencia en la zona de comentarios.

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