Has oído hablar de visualización de datos, ¿verdad? Es el arte y la ciencia de presentar los datos de una manera que las personas puedan «ver» información importante de un solo vistazo. La visualización de datos hace que los datos complejos sean más accesibles y útiles. Microsoft Excel tiene una gran herramienta para visualizar datos, el formato condicional.
Si trabajas con datos en Excel , encontrarás que es increíblemente útil. Al crear reglas simples que resaltan solo los datos que te interesan, puedes detectar información clave muy rápidamente.
Formas geniales de utilizar el formato condicional de Excel
Para ayudarte a comenzar, y para darte un poco de inspiración, aquí hay algunas formas geniales de utilizar el formato condicional de Excel para ayudarte a comprender los datos más rápidamente.
Resalta valores duplicados o únicos
Una de las maneras prácticas en que puedes usar el formato condicional es resaltar rápidamente los valores duplicados o únicos. Excel contiene reglas integradas para facilitar ambas tareas.
Por ejemplo, supongamos que tienes esta tabla de códigos postales y desea resaltar los códigos postales que aparecen más de una vez (duplicados). Con 150 códigos postales en la lista, es casi imposible para el ojo humano detectar códigos duplicados.
Pero al usar el formato condicional, puedes simplemente seleccionar la tabla y decirle a Excel que resalte los duplicados usando una regla de formato condicional incorporada para los duplicados:
Con solo unos pocos clics, aquí está el resultado:
165 códigos postales con duplicados claramente resaltados
Alternativamente, supongamos que tiene esta tabla de nombres y necesitas encontrar solo aquellos que aparecen una vez (es decir, valores únicos).
Muchos nombres, ¿cuáles aparecen solo una vez?
¡Buena suerte para encontrar nombres que aparezcan solo una vez con solo tus ojos! Sin embargo, utilizando una regla de formato condicional incorporada, puede encontrar todos los nombres únicos en menos de 10 segundos:
Regla de formato condicional incorporada para marcar valores únicos
Nombres únicos claramente resaltados
Cambiando el problema otra vez, ¿qué pasaría si quisieras encontrar todos los nombres que aparecen al menos 5 veces? Al crear una regla basada en una fórmula:
Fórmula CF para contar duplicados que aparecen al menos 5 veces
Puede resaltar fácilmente los nombres que aparecen al menos 5 veces:
Nombres que aparecen al menos 5 veces claramente resaltados
La fórmula que estoy usando, con un nombre llamado «nombres» para todos los nombres, es esta:
= COUNTIF (nombres, B2)> 4
Resalta los valores superiores o inferiores
Supongamos que tienes el siguiente informe, que muestras los totales de ventas mensuales de los vendedores de su empresa:
Datos de ventas por mes y vendedor
Es bueno tener toda la información en un solo lugar, pero te gustaría ver rápidamente los 5 números de ventas principales y 5 inferiores, para que sepas dónde enfocar su atención.
Mediante el uso de dos reglas de formato condicional incorporadas:
Las reglas 5 CFR e inferior 5 CF
Puede marcar los 5 valores principales en verde, y los 5 valores inferiores en rojo:
Los 5 valores principales en verde, los 5 valores inferiores en rojo
Resaltar valores basados en una variable de entrada
Aunque Excel contiene una gran cantidad de ajustes preestablecidos de formato condicional, el poder real del formato condicional proviene del uso de fórmulas. Las fórmulas te permiten crear reglas más potentes y flexibles.
Por ejemplo, supongamos que deseas explorar un conjunto de datos y resalta valores por encima de un cierto valor, en este caso, 800?
Listo para resaltar valores mayores que la celda de entrada
Al crear una celda de entrada y referirse a esa celda de entrada en una fórmula, puedes hacer que el umbral sea una variable.
La fórmula CF compara los valores a la «entrada» de rango con nombre
Aquí la regla resalta todos los valores superiores a 800:
Todos los valores superiores a la entrada (800) resaltados
Aquí hemos cambiado la entrada a 900, resaltando menos valores:
Sólo valores mayores a 900 resaltados
Al hacer la variable de regla, crea un modelo que te permite explorar los datos de forma interactiva. Esta es una gran manera de agregar un poco de brillo profesional a una hoja de trabajo, porque las personas aman las cosas que responden instantáneamente a sus acciones.
Resalta filas enteras según los valores de una columna
Hay muchas situaciones en las que es posible que desees resaltar una fila completa en función de un valor que aparece en una columna. Para hacerlo con el formato condicional, deberás usar una fórmula y luego bloquear la referencia de la columna según sea necesario.
Por ejemplo, supongamos que deseas resaltar pedidos en este conjunto de datos que son más de $ 100:
Datos de pedidos … ¿qué pedidos tienen más de 00?
La fórmula bloquea la referencia de la columna para probar solo valores en la columna E:
Fórmula CF para probar solo valores en la columna E
El resultado:
Se resaltan las filas con pedidos superiores a 00 en valor
Resaltar filas basadas en una celda de entrada
Sobre la base de los ejemplos anteriores, aquí estamos resaltando filas basadas en el valor en una celda de entrada llamada «propietario».
Regla CF para resaltar filas según el propietario
Se destacan las tareas propiedad de Sue
Construye un cuadro de búsqueda
Utilizando la misma idea básica en el último ejemplo, puedes crear un cuadro de búsqueda utilizando el formato condicional que busca varias columnas al mismo tiempo. Esta es una buena alternativa al filtrado, porque no hay datos ocultos.
Ve cómo hacerlo en este breve video: Cómo crear un cuadro de búsqueda con el formato condicional.
¿Y tú? ¿Estás haciendo algo interesante con el formato condicional? ¿Qué técnicas usas? Por favor, comparte tus ideas en la zona de comentarios.
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